ChatGPT와 Zapier를 이용한 업무 자동화 – 고객 문의 메일에 대한 자동 응답 시스템 구성
자동화 구조
문의 메일 감지 -> GPT가 메일 확인 후 메일 별로 카테고리, 긴급도 태깅 후 답변 초안 작성 -> 카테고리와 긴급도 등 태깅 결과를 가지고 담당자에게 알림(slack, 카카오톡 및 메일 사용 가능) -> 담당자 확인 후 답변 전송
담당자 확인 과정은 Zapier의 분기 설정으로 플랜을 업그레이드 해야 하기 때문에 생략합니다.
Zapier 워크플로우 생성(업무 자동화)
zapier는 trigger -> action 이라는 기본 구성으로 작업을 만듭니다.
작업은 zap이라는 단위?로 불리며 하나의 zap이 하나의 작업을 뜻합니다.
로그인 -> Zap -> Trigger Gmail 선택
Trigger setting : setup -> configure -> test
trigger setup
Trigger event : New Email Matching Search 메일에 특정 문구가 있으면 trigger가 작동
(그 외 여러 조건들이 있으니 원하는 조건에 맞춰 설정하면 됩니다.)
Account : 문의 메일 계정 등록
trigger configure
Search keywords : “문의 메일” 조건으로 사용할 문구(key words)를 입력
trigger test
Find new records -> 메일 선택
해당 문구가 포함된 메일을 불러오게 되는데 각 메일 중 테스트로 활용할 메일을 선택
ex)”문의 메일”이라는 문구가 들어간 메일이 총 3개고 그 중 Email C를 테스트로 사용
Action -> ChatGPT 선택
이 단락에서는 ChatGPT api를 사용해야 하기 때문에 api 발급은 여기를 참고
Action setting : setup -> configure -> test
action setup
Action event : send pormpt는 gpt에 prompt를 입력하고 응답을 받는 action
Account : GPT api key를 입력해 계정 설정
action configure
Model : gpt-3.5-turbo-instruct (사용할 모델 선택, 모델에 따라서 응답이 달라지기 때문에 신중한 선택 필요.)
Prompt : gpt에 입력할 prompt로 이 부분이 잘 작성되어야 원하는 응답이 나옴
그 외 설정 : 각 변수들이 의미하는 바를 찾아보고 직접 설정 (저는 기본 값으로 했습니다.)
본문, customer_name, customer_email 부분에 노란 블록들은 prompt 입력창의 오른쪽 위 + 버튼을 누르면 위 사진과 같이 trigger에서 선택한 test메일에서 필요한 정보들을 가져올 수 있음
위 사진처럼 prompt에 각 값이 잘 들어갈 수 있도록 설정
action test
Data in, Data out 확인
Data out에서 GPT가 응답한 내용 확인, 만약 응답이 마음에 안든다면 configure로 돌아가서 model, prompt 및 세팅 값들 수정 후 다시 test
Action -> </> Code 선택
Action setting : setup -> configure -> test
action setup
Action event : Run Javascript 선택
action configure
Input Data : raw_json(필드명 작성), + -> response 선택
Code
const raw = inputData.raw_json;
const parsed = JSON.parse(raw);
return { parsed };
action test
Data in : ChatGPT의 답변이 잘 선택 되었는지 확인
Data out : 들어온 데이터가 잘 분리 되었는지 확인
Action -> Gmail 선택
Action setting : setup -> configure -> test
Action setup
Action event : Send Email
Action configure
To : + 버튼 선택 후 Parsed Customer Email 선택 (코드 액션에서 분리된 데이터 중 고객 메일 선택, 받는 사람)
From : 회사 메일 (보내는 메일)
From Name : 회사명 (보내는 사람)
Subject : [문의 답변] 안녕하세요. 고객님 문의주신 내용 답변드립니다.
Body : + 버튼 선택 후 Parsed Draft 선택, 추가 메일 내용 작성
Action test
Data in : to, from, from_name, subject, body 등 configure에서 작성한 내용이 잘 작성 되었는지 확인
test 진행 후 메일이 잘 왔는지 확인
마무리
문의 메일 자동화에 대해 간단한 설정을 만들어 봤습니다. zapier 플랜을 업그레이드 하면 work flow에서 조건을 주고 분기를 나눠 업무를 실행 시킬 수 있습니다. 메일 자동 회신 이외에도 kakao talk이나 slack으로 연동해서 자동으로 메시지 전달 설정이 가능합니다. GPT가 나오면서 일상의 말에 대해서 분석이 가능해 지면서 활용도가 굉장히 높아 졌습니다. 이 외에도 문서를 입력하면 자동으로 메일로 보내거나, 메일이나 메신저를 연동해서 일정 관리를 하는 등 많은 활용이 가능하기 때문에 잘 익혀서 일을 줄여 나가시면 좋겠습니다.
zapier 플랜
